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PSP采购外包分析其优势

一、概述

采购外包:就是企业在关注自身核心竞争力的同时,将全部或部分的采购业务活动外包给供应商,采购人员可以通过自身分析和理解供应市场相关的知识,来辅助管理人员进行决策。

二、分析

  我国采购外包的发展现状:激烈的市场竞争环境中,企业会感到巨大的控制成本和追求效益最大化的压力。因为企业收入的一半要花在外购物料和服务上,所以.毫无疑问,采购优化是实现这些目标的主要杠杆之一。

众所周知,采购成本的下降和物流成本的下降一样,对企业净利润的贡献是11的对应关系,因此,由采购流程来控制的供应管理关系,作为企业物流管理或供直链管理的重要环节,在某种程度就决定了企业总成本结构和对客户需求变化的响应能力。据对许多企业的研究发现,在供应商选择、执行采购和供应管理过程中,甚至屉最大的公司存有效管理各种物料和服务的采购方面也缺乏必要的技能、专业知识和相关基础设施条件。

总的来看,企业采购战略的缺陷主要表现在以下几个方面:

1、近70% 的企业仍然由部门或供应商选择决策。

2、近l3的采购是无合同的所谓“自行其事”的采购。

3、大多数的企业对最具有战略意义的或者高价值类产品的采购支出细节了解很少。

4、很少企业有标准化的供应商选择决策程序和采购流程。

5、对大多数企业来说,并不清楚采购总成本的结构。

6、在应用自动化和分析控制技术方面。采购活动仍然落后于企业的其他职能部门。

  因此,在我国许多企业,采购变成了一项运行效能低下的资产,企业重视程度还远远不够。由于采购流程的缺陷和不良的采购支出,企业每年要白白损失许多利益。

成功的采购外包策略可以帮助企业降低采购成本、提高采购业务能力、改善采购质量和提高采购利润率。

 

 

三、与传统采购对比的优势

  (一)、传统采购

    传统采购是企业一种常规的业务活动过程,即企业根据生产需要,首先由各需要单位在月末、季末或年末,编制需要采购物资的申请计划

    然后由物资采购供应部门汇总成企业物资计划采购表,报经主管领导审批后,组织具体实施;最后,所需物资采购回来后验收人库,组织供应,以满足企业生产的需要。传统采购存在市场信息不灵、库存量大、资金占用多、库存风险大的不足,经常可能出现供不应求,影响企业生产经营活动正常进行,或着库存积压、成本居高不下,影响企业的经济效益。

    1.物料采购与物料管理为一体

    目前绝大多数企业行使采购管理的职能部门为供应部(),也有企业将销售职能与采购职能并在一起,称为供销科。在这种模式下,其管理流程是:先由需求部门提出采购要求,然后由采购部门制定采购计划/定单、询价/处理报价、下发运输通知、检验入库、通知财务付款。

    该流程主要缺点是:物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成,缺乏必要的监督和控制机制。

    2.业务信息共享程度弱

    由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完成,没有必要的文字记录,采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握,信息没有共享。其带来的影响是:业务的可追溯性弱,一旦出了问题,难以调查;同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人,人员的岗位变动对业务的影响大;

    3.采购控制通常是事后控制

    其实不仅是采购环节,许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制,无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果,但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失,尤其是如果一个企业横跨多个区域,其事前控制的意义将更为明显。

    传统采购模式下应对采购风险的手段

    传统采购模式在操作方式和透明度等方面相对落后,其规避采购风险的手段也有自身的特点。

    信息保密工作比较严格。供应商的选择、价格的确定,多半通过比质、比价、招标、采购和商务谈判来完成。因此,需方为了通过供应商的多头竞争,从中选择合适的供应商,往往会保留自己的许多信息。同样,供应商为了在竞争中获胜,赢得市场份额,也会隐瞒自己的信息。由于供需双方均不能进行有效的信息沟通,很少披露乃至不披露有关信息,所以,采购风险也会相对较小。

    注重事后的把关。在传统的采购模式下,因为采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动,因而相互工作是不透明的。因此,质量和交货期的控制一般是通过签订合同、按标准条款验收、催交催运、到货复检、事后质量验证等方法把关,以达到降低采购风险的目的。也就是说,在传统物资采购模式下,供需双方基本没有质量控制方面的合作。

    多追求眼前利益。在传统采购模式下,供需关系是临时的或短期合作的关系。采购中,需方更多的时间是消耗在讨价还价、解决日常问题的过程中,往往频繁更换供应商或只考虑当前行情,调整采购计划和库存储备量,供需双方缺乏需求信息的沟通和长期的合作机制

  (二)、PSP采购外包

采购外包既可以获得更低采购成本、更高采购效率的专业化服务,从总体上降低企业采购运作方式,提高采购运营效率,叉可以将自己的全部智能和资源专注于核心采购业务,在新的竞争环境中提高企业的竞争能力。企业实施采购外包的优势主要体现为:

1、加速采购业务重构

企业业务流程重构需要花费很多的时间,获得效益也要花很长的时间,而外包是企业业务流程重构的重要策略.可以帮助企业快速解决采购业务方面的重构问题。对实行采购外包的企业来讲,不仅做到现有企业核心采购能力和外包供应商核心能力的整合,更重要的还要做到如何巩固和提升自己的核心采购能力。企业如果忽视了本身核心采购能力的培育.那么实施“外包”采购只是培养潜在的竞争对手,而自己则失去未来的发展机会。

2、利用企业的外部资源

如果企业没有有效完成采购业务所需的资源,企业可将采购业务外包。企业采购外包时必须进行采购成本、利润分析,确认在长期情况下这种外包是否对企业有利,由此决定是否应该采取采购外包策略。企业在集中资源于自身核心采购业务的同时,通过利用其他企业的资源来弥补自身的不足,从而变得更具竞争优势,增强自身的核心竞争力。

3、分担采购风险

企业可以通过外向资源配置分散由经济、市场和财务等因素产生的风险。企业本身的采购资源、能力是有限的,通过资源外向配置,与外部的“外包”供应商共同分担风险,企业可以变得更有柔性,更能适应变化的外部环境。

4、降低成本

据有关研究表明.那些将特定的采购流程或采购项目外包的企业,其物料获得成本平均降幅达10%一25%。有时特定采购项目的采购成本降幅可达30%。

  PSP之所以能够如此大幅度降低采购成本,主要是因为他们具有丰富的产品采购经验和市场专业知识、成熟的采购流程和持有众多客户聚集起来的采购量。

5、可以减少企业投资

降低固定资产在资本结构中的比例,有利于优化企业的资本结构。

四、特点

采购外包的特点是:具有并行的作业分布模式;在组织结构上,实行采购外包的企业,由于采购业务的精简而具有更大的应变性;以信息技术为依托实现外部资源的整合;采购外包可以使企业专注于核心竞争力的发展。

 
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